Giải pháp tổng thể ứng dụng Văn phòng điện tử

Văn phòng điện tử là một giải pháp ứng dụng dùng chung trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý công văn, văn bản, hồ sơ công việc trên mạng nội bộ và từ xa thông qua Internet. Phần mềm được thiết kế dạng webbased (làm việc thông qua giao diện web) nên rất thân thiện với người sử dụng.
Tiêu chí của eData là:

• Tìm kiếm đơn giản như Google, hoàn toàn dựa trên từ khoá;
• Thao tác đơn giản như email, nhưng hiệu quả cao nhất;

Mô tả tóm tắt: Văn phòng điện tử được tổ chức theo 03 lớp như sau (từ dưới lên):

1. Lớp lưu trữ (Data Storage Layer – màu xám): Bao gồm 01 kho lưu trữ hard-copy và 02 kho lưu trữ e-copy (kho lưu trữ văn thư tác nghiệp của phần mềm eDoc và kho lưu trữ thông tin số tổng hợp eLib); 
2. Lớp ứng dụng (Application Layer – màu trắng): Bao gồm phần mềm eDoc, eLib và phần mềm quản lý eMail; 
3. Lớp người dùng cuối (End-User Layer – màu cam): Bao gồm các đối tượng người sử dụng chương trình.

Quy trình quản lý và lưu trữ văn thư (luồng màu đỏ):

• Toàn bộ các văn thư giao dịch chính thức đến từ các nguồn bưu điện, fax, gửi tay… sẽ được cập nhật vào phần mềm eDoc thông qua thao tác đánh máy nhập liệu đầu mục văn thư, sau đó scan bản gốc thành e-copy của bộ phận Văn thư hoặc được fax trực tiếp vào phần mềm;
• Những tài liệu khẩn có thể được bộ phận Văn thư Công ty thông báo sớm đến người có liên quan bằng tin nhắn SMS thông qua chức năng gửi SMS của phần mềm eDoc;
• Những tài liệu thông thường sẽ được tự động chuyển thành E-mail gửi về Mail server qua công nghệ Data-to-Mail của phần mềm eDoc;
• Người dùng cuối sẽ truy cập tài khoản thông qua phần mềm Mail client (Microsoft Outlook hoặc Outlook Express hoặc Webmail) để nhận văn bản e-copy, kèm theo chỉ đạo để xử lý công việc;
• Nội dung văn bản, đầu mục văn thư và các ý kiến chỉ đạo có liên quan đến văn bản sẽ được lưu trữ tại Database của phần mềm eDoc;
• Bộ phận Văn thư của Công ty có thể sử dụng các công cụ báo cáo của phần mềm eDoc để báo cáo trực tiếp hoặc đột xuất cho lãnh đạo Công ty;
• Hard-copy sau đó sẽ được lưu trữ vào kho lưu trữ của Công ty để đối chiếu khi cần thiết, có thể sử dụng tính năng quản lý mã vạch của phần mềm để quản lý kho, tử, kệ, ngăn và túi đựng hồ sơ nếu quy mô của kho lưu trữ lớn;
• Thông tin trong phần mềm eDoc sẽ được tự động cập nhật vào phần mềm eLib thông qua cơ chế đồng bộ hóa dữ liệu tự động (Auto screening).

Quy trình quản lý và lưu trữ thông tin tác nghiệp (luồng màu xanh dương):

• Các giao dịch xử lý công việc của nhân viên với đồng nghiệp, cấp trên hoặc đối tác sẽ được Mail server tự động backup;
• Dữ liệu backup tại Mail server sẽ được tự động chuyển thành Data qua công nghệ Mail-in-Database để chuyển về lưu trữ tại Database của phần mềm eDoc;
• Lãnh đạo Công ty có thể kiểm soát các hoạt động tác nghiệp thông qua các mẫu báo cáo của phần mềm eDoc do bộ phận Văn thư gửi về.

Quy trình quản lý và tích hợp thông tin thành thư viện số (luồng màu xanh lá cây):

Ngoài thông tin giao dịch chính thức từ phần mềm eDoc chuyển sang qua cơ chế Auto screening, các dữ liệu số khác của Công ty (bao gồm: hình ảnh, phim tư liệu về các hoạt động của công ty, tài liệu kỹ thuật, tài liệu thương mại, bí quyết kinh doanh…) có thể được lưu trữ tổng hợp với phần mềm eLib;

Người sử dụng tại từng vị trí làm việc có thể upload dữ liệu lên trên eLib thông qua giao diện của phần mềm;

Khi cần tìm kiếm thông tin, người sử dụng có thể dùng các trình ứng dụng Web browser như Internet Explorer, Firefox, Sakira… để đăng nhập và truy xuất thông tin theo thẩm quyền được cấp tương tự như theo tác trên website Google;

Phần mềm eLib tạo cơ chế liên thông cho phép người sử dụng có thể vừa tìm kiếm thông tin trên Internet, vừa tìm kiếm thông tin trên E-Lib để nâng cao hiệu quả tác nghiệp.

Mô tả phân hệ quản lý thư viện số eLib

Phần mềm eLib được phát triển trên framework của hệ quản lý thư viện GS – mã nguồn mở do UNESCO tài trợ trên phạm vi toàn cầu, đã từng được triển khai cho nhiều thư viện lớn như: Thư viện Văn phòng Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia Việt Nam, Thư viện Đại học Khoa học Tự nhiên….

Đặc điểm:

• Hệ điều hành: Multi-Platform (trên tất cả các hệ điều hành hiện có);
• Mã nguồn: Java;
• Giao diện: Web-based, J2SE, J2EE;
• Bản quyền: không giới hạn số lượng user sử dụng;
• Cơ chế tìm kiếm kết hợp giữa tìm kiếm thông tin cấu trúc và không cấu trúc;
• Tìm kiếm full text nếu là soft-copy (.doc, .pdf, .xls, .ppt…);
• Tự động nhận dạng định dạng file soft-copy khi người dùng upload lên thư viện;
• Thư viện của eLib bao gồm 04 kho thông tin cơ bản: kho thông tin phổ thông, kho hình ảnh, phim tư liệu, kho văn thư (có phân quyền), kho tài liệu kỹ thuật và thương mại (có phân quyền), và các thư viện khác...;
• Có đầy đủ các tiêu chuẩn service để tự động kết nối với các phần mềm khác có liên quan;
• Quản lý mã vạch.

Chức năng chính:

 Khả năng tương thích các chuẩn

• Sử dụng metadata: Tạo các điểm truy cập từ metadata. Có thể gán metadata cho mỗi tài liệu hoặc một phần tài liệu
• Tương thích Z39.50 hỗ trợ việc truy cập máy chủ bên ngoài
• Người dùng bên ngoài cũng có thể truy cập vào eLib thông qua giao thức thư viện Z39.50

Khả năng tìm kiếm

• Tìm kiếm toàn văn linh hoạt 
• Có thể tìm theo các điểm truy cập (trường). Ví dụ: tác giả, chủ đề, ngày tháng, v.v… 
• Duyệt theo các danh mục: tác giả, nhan đề tài liệu, đề mục, ngày tháng,… 
• Duyệt theo cấu trúc phân cấp 

Hỗ trợ đa phương tiện

• Hỗ trợ nhiều định dạng tệp tin: doc, pdf, html, xml
• Hỗ trợ nhiều loại hình tài liệu khác nhau: văn bản, hình ảnh, âm thanh, video
• Có khả năng tạo các kho thư viện theo loại hình xuất bản: tạp chí điện tử, e-book

Khả năng phát hành kho thư viện

• Kho thư viện có thể được phát hành trên mạng nội bộ, Internet hoặc xuất ra đĩa CD-ROM tự khởi động cài đặt;
• Quá trình phát hành kho thư viện rất đơn giản và thuận tiện

Một số hình ảnh ứng dụng:

 

Mô tả phân hệ quản lý văn thư eDoc

Đặc điểm:

•  Hệ điều hành: Multi-Platform (trên tất cả các hệ điều hành hiện có);
• Mã nguồn: Java/.NET;
• Giao diện: Web-based;
• Bản quyền: không giới hạn số lượng user sử dụng;
• Cơ chế tìm kiếm kết hợp giữa tìm kiếm thông tin cấu trúc và không cấu trúc;
• Tìm kiếm full text nếu là soft-copy (.doc, .pdf, .xls, .ppt…);
• Tự động nhận dạng định dạng file soft-copy khi người dùng upload lên thư viện;
• Có đầy đủ các tiêu chuẩn service để tự động kết nối với các phần mềm khác có liên quan;

Chức năng chính:

• Quản lý thông tin điều hành tác nghiệp trong đơn vị
• Quản lý công văn đến, đi và phân phối đến các bộ phận
• Xử lý công văn và phân chia công việc
• Tìm kiếm, tổng hợp văn bản nhanh chóng và tiện lợi
• Quản lý và chia sẻ tài liệu
• Quản lý danh ba, liên kết đối tác
• Quản lý thành viên
• Data to mail
• Fax to mail
• Mail in database

Một số hình ảnh ứng dụng: